Efficiënt en eerlijk pitchen: een gids voor organisatoren

Ben je van plan een event te organiseren, maar weet je niet waar te beginnen? Vraag je je af of je best met één bureau samenwerkt, of toch meerdere bureaus uitnodigt voor een pitch?

Wat je ook beslist: hou zeker rekening met de richtlijnen van het ACC (Algemene vereniging van Communicatie- en Eventbureaus). Dit is de Belgische beroepsvereniging die kwaliteit, transparantie en professionaliteit binnen de communicatie- en eventsector bevordert. Zij ontwikkelden een duidelijke checklist om pitches op de juiste manier te organiseren en goed te laten verlopen.

Enkele basisregels:

1. Beperk het aantal agentschappen
   Hoe meer bureaus je uitnodigt, hoe meer werk je jezelf én de deelnemers oplegt. Kies dus bewust voor een beperkt aantal partijen die écht aansluiten bij je project en je waarden. Zo vergroot je de kans op kwaliteit en focus.

2. Geef een duidelijke briefing
   Een pitch staat of valt met een goed uitgewerkte briefing. Hoe meer info je deelt over doelstellingen, doelgroep, timing en budget, hoe beter bureaus kunnen inschatten of en hoe ze jou kunnen helpen. Zo kan een heldere briefing misverstanden voorkomen en zorgen voor creatieve en haalbare voorstellen.

3. Respecteer een realistische timing
   Een sterke pitch vraagt tijd. Zorg dat de deelnemende bureaus voldoende ruimte krijgen om zich in te werken en een doordacht voorstel uit te werken. Te korte deadlines leiden vaak tot half afgewerkte ideeën of frustratie.

4. Voorzie een transparante evaluatie
   Een pitch is geen black box. Maak vooraf duidelijk hoe en door wie de voorstellen beoordeeld zullen worden. Geef achteraf ook constructieve feedback aan de deelnemers. Zo haal je niet alleen meer uit de pitch zelf, maar bouw je ook respect op bij de bureaus.

En remember… een pitch kan waardevol zijn, maar enkel wanneer die volgens duidelijke afspraken verloopt. De ACC Pitch Charter biedt daarvoor een sterke houvast.
👉 Meer info vind je hier: ACC Pitch Charters and Procedures.

Bij Act-Wise volgen we deze richtlijnen graag mee op, zodat pitches niet alleen efficiënt, maar ook inspirerend en fair verlopen. Want uiteindelijk draait het erom samen evenementen te creëren die indruk maken.

Wil je meer lezen over alternatieven voor pitches en hoe langdurige samenwerkingen extra waarde opleveren? Lees dan zeker ook deze blog.

En natuurlijk: nodigen jullie ons uit voor een pitch? Dat doen we met veel enthousiasme! We zetten onze ervaring, lokale verankering en creatieve aanpak graag in om samen evenementen neer te zetten die écht indruk maken.