3 dagen Porto: een kick-off onder hoge druk

Wat een kick-off…
Na een korte site-inspectie en weken voorbereiding leek alles netjes op de rails te staan voor een internationale kick-off meeting in Dublin. De bestemming was intern al gelanceerd, het programma lag vast, iedereen stond klaar om die kant op te gaan, tot het noodlot besloot mee te spelen.

Op een donderdag eind november kwam het beruchte telefoontje: Dublin valt weg, wegens omstandigheden.
Snel schakelen dus.

Binnen 24 uur lag er een alternatief in Rome op tafel… maar ook dat bleek geen haalbare kaart. Pas de dinsdag daarop kwam de verlossing: Porto it is.

Belangrijk detail?
We hadden het over een internationale kick-off meeting voor 100 deelnemers, midden in januari.
➡️ Resultaat: amper zes weken voorbereidingstijd.

Gelukkig konden we rekenen op de uitzonderlijke flexibiliteit van onze lokale DMC en onze hotelpartner. Dankzij die samenwerking kregen we het voor elkaar om alsnog een intensieve, strakke en memorabele driedaagse in Porto neer te zetten.
Denk: strategische meetings, awardmomenten, teambuilding, city discovery — en ja, helaas ook… veel regen. Maar goed, als je ziet wat Dublin voor ons in petto had, voelde die Portugese regen bijna als vakantie.

Dag 1 – Aankomst in Porto & awards aan de Douro

Terwijl ons AV-team de volledige voormiddag bezig was met de opbouw van een indrukwekkende LED‑wall in de meetingzaal, druppelde de eerste groep deelnemers binnen in het Hilton Porto Gaia. Zij begonnen rustig aan hun driedaagse met een koffie en een eerste ontdekking van de Gaia‑wijk, altijd een goeie warming‑up na een vroege vlucht.

Tegen de tijd dat de tweede groep aankwam, stond er een uitgebreid lunchbuffet klaar. Daarna volgde de officiële start van de kick-off meeting: een goedgevulde namiddag met inzichten, strategie en een terugblik op 2025.

Na check-in en een bliksemsnelle outfitwissel trokken we richting de haven.
Per boot – mét glaasje porto, hoe kan het ook anders – voeren we de Douro af richting de kust. Een panoramische tocht die zelfs met regen nog gracieus blijft.

De avond eindigde in de vissershaven van Afurada, waar we een volledig getransformeerde venue hadden klaargezet voor het award dinner. Denk:

• een podium met LED‑wall
• gouden tafeldecoratie
• een zwarte loper voor de award winners

Een Black ’n Gold setting voor een avond vol erkenning, trots en beleving: precies wat een kick-off hoort te zijn.

Dag 2 – Strategie, cultuur & Music Legends

De tweede dag stond helemaal in het teken van vooruitkijken. Tijdens de ochtendmeeting werd de blik stevig op 2026 gezet. Na het plenaire gedeelte volgde een interactieve marketplace-sessie waarbij deelnemers in kleine groepen rouleerden langs verschillende themastations. Met tv-schermen en audiogidsen werd elke sessie gefocust, helder en vooral storingsvrij.

Na een authentieke Portugese tapaslunch in het centrum doken de deelnemers de stad in via een gevarieerd cultuur- en belevingsprogramma. Het werd een namiddag die ongeveer alles bevatte wat Porto uniek maakt:

• een rit met de kabelbaan
• een wandeling over de iconische Luís I-brug
• een Fado-workshop (ja, inclusief zelf zingen)
• Pastéis de Nata maken én proeven
• samen een kunstwerk creëren op traditionele Portugese tegeltjes
• een panoramische tuk‑tuktour door de stad

Kortom: Porto in fast-forward. Mét regen maar dankzij de uitstekende hotelservice waren alle schoenen ’s avonds weer kurkdroog.

Na een korte opfrissing op de kamers startte de avond in een typische port wine cellar: de perfecte plek voor een sfeervolle apero. Vervolgens trokken we door naar restaurant PIP, dat we volledig hadden omgebouwd voor onze Music Legends Night.

Wat dat betekende?

• lange tafels eruit, ronde tafels erin
• muzikale decoratie rondom
• een dansvloer die meteen en onafgebroken gevuld was

De sfeer zat van bij de start goed en iedereen ging voluit op de grootste hits aller tijden.

Dag 3 – Impact maken & afscheid

Met kleine oogjes maar goede moed trokken we, opnieuw in de regen, de stad in voor een laatste activiteit: shoppen.
Maar niet zomaar shoppen.

De groep werd verdeeld in teams en kreeg:

• een shopper

• een budget

• een lijstje: sokken, ondergoed en schoenen

We verzamelden bij SAOM, een organisatie die daklozen ondersteunt. De aankopen werden gesorteerd en verdeeld in individuele pakketten. Zo konden we meer dan 100 mannen en vrouwen helpen aan nieuw ondergoed, sokken en schoenen allemaal aangekocht bij lokale handelaars. Een activiteit met échte impact.

Na een laatste lunch in het prachtige O’Commercial was het tijd om afscheid te nemen.

Bye Porto. Obrigado.